5 tips die het werk van een vastgoedbeheerder makkelijker maken
Bent u vastgoedbeheerder, dan wordt er veel van u verwacht. U wordt geacht uw huurders en opdrachtgevers met goede service te bedienen en daar komt veel administratief werk bij kijken. Omdat beheerders vaak een groot aantal eenheden beheren met een kleine bezetting, is het zaak zo efficiënt mogelijk te werk te gaan.
Lees hieronder welke 5 tips het werk van u als vastgoedbeheerder makkelijker kunnen maken.
1. Voorkom papieren rompslomp bij nieuwe huurders
Een nieuwe huurder zorgt vaak voor papieren rompslomp. Voor de screening en het opmaken van een huurovereenkomst levert de huurder diverse gegevens en documenten aan, soms digitaal, soms fysiek. Deze gegevens en documenten moeten worden gearchiveerd, ouderwets in een ordner of digitaal.
Scannen, archiveren, verwerken, het kost allemaal tijd. Door te werken met een systeem dat beschikt over een online klantportaal, kan een nieuwe huurder zijn/haar gegevens en documenten invullen en uploaden in een beveiligde en persoonlijke online omgeving. De papieren rompslomp is daarmee verleden tijd.
2. Stop met het handmatig opstellen van huurovereenkomsten
Voor het opmaken van huurovereenkomsten worden vaak templates gebruikt die handmatig worden ingevuld, om vervolgens alle gegevens uit de overeenkomst ook nog eens te verwerken in de verhuuradministratie. Dubbel werk dus!
Dit kan efficiënter, door te werken met een systeem waarbij gegevens maar één keer ingevoerd hoeven te worden. Het systeem genereert de huurovereenkomsten vervolgens automatisch. Beschikt het systeem over een digitaal klantportaal, zoals hierboven beschreven, dan kan de huurovereenkomst door de huurder worden ondertekend in de digitale klantomgeving.
3. Verwerk huurnota’s en betalingen niet meer handmatig
Bankafschriften controleren en het handmatig afvinken van binnengekomen betalingen in een Excel-bestand is niet meer aan de orde met een goed vastgoedbeheersysteem.
Door een systeem dat automatisch huurnota’s maakt en verstuurt te koppelen aan de bank, kunnen betalingen automatisch verwerkt worden en heeft u als vastgoedbeheerder altijd in beeld welke huurders hebben betaald, en welke nog niet.
4. Automatisch indexeren
Op tijd indexeren wordt nog wel eens vergeten. Veel beheerders gebruiken de rekentool van het CBS om huurverhogingen te berekenen en stellen de verhogingsbrief vervolgens handmatig op. Er kan veel tijd bespaard worden met een systeem dat ruim op tijd een aangeeft wanneer de huur verhoogd mag worden en de verhogingsbrief automatisch genereert en verstuurt.
5. Sla alle gegevens en documenten op in één toegankelijk systeem
Vaak wordt er veel tijd besteed aan het verzamelen van gegevens en documenten die nodig zijn bij het vastgoedbeheer. Ordners, mailbox(en), mappen op de computer, Excel-bestanden; ongemerkt kan het aantal ‘bronnen’ behoorlijk oplopen. Niet alleen inefficiënt voor u als vastgoedbeheerder, maar zeker ook voor collega’s die taken moeten overnemen wanneer u niet aanwezig bent. Kies daarom voor een systeem waarin gegevens en documenten centraal toegankelijk zijn voor iedereen die ze nodig heeft.
Heeft dit artikel u aan het denken gezet en wilt u uw eigen vastgoedadministratie ook optimaliseren? BRIXXonline is gebruiksvriendelijke en betaalbare vastgoedbeheersoftware, speciaal ontwikkeld voor kleine en middelgrote vastgoedbeheerders. De punten uit dit artikel zijn met BRIXXonline al vanaf €69 per maand optimaal geregeld. Voor een vrijblijvende demo afspraak mailt u naar info@brixxonline.nl of belt u 0320-286334. Kijk voor meer informatie op de website van BRIXXonline.
Laatste nieuws
- 12-06-2024 16:03 G5: 'Het gaat alleen lukken als alle departementen meewerken aan de uitvoering van de woningbouwplannen
- 12-06-2024 16:00 Alliantie Sociale Duurzaamheid lanceert leidende principes voor sociale duurzaamheid
- 12-06-2024 15:48 Dura Vermeer bouwt 84 woningen voor Blauwhoed en Dudok Real Estate in Schiedam
- 12-06-2024 15:09 Paris Proof groeit: ‘Met de allonge helpen wij partijen om aan hun commitment te kunnen voldoen’
- 12-06-2024 15:03 Cornus Vastgoed sluit huurovereenkomst met Hexion voor 685 m2 kantoorruimte
- 12-06-2024 14:20 Vorm, Staedion en Den Haag tekenen voor realisatie 360 appartementen in The Blox
- 12-06-2024 14:10 J.P. van Eesteren verlengt huurovereenkomst in Gouda
- 12-06-2024 12:30 Met parametrisch ontwerpen hoef je nooit meer terug naar de tekentafel
- 12-06-2024 12:00 Achmea Real Estate verduurzaamt 231 woningen voor PME Pensioenfonds
- 12-06-2024 11:40 ASML mag uitbreiden in Eindhoven, druk op woningbouw neemt verder toe
- 12-06-2024 11:22 De Jonge: ‘Ik heb het fundament gelegd en hoop dat mijn opvolger kiest voor continuïteit’
- 12-06-2024 11:20 Corum SCPI sluit huurovereenkomst met New Yorker voor winkelcentrum Hermitage
- 12-06-2024 11:17 Markt en overheid over nieuwe minister Mona Keijzer: afwachten natuurlijk, maar positief gevoel
- 12-06-2024 11:14 Retief Viljoen head of finance bij Orion Investment Partners
- 12-06-2024 10:30 Achmea Real Estate koopt 108 woningen in Nijmegen
- 12-06-2024 09:49 Hoop in corporatieland: de tweede en laatste kans overeenkomst en tijdelijke verhuur aan urgentiegevallen toch nog (tijdelijk) bruikbaar
- 12-06-2024 09:43 Twintig minder faillissementen in bouw in mei
- 12-06-2024 09:29 Anji Logistics huurt 22.712 m2 in Tilburg
- 12-06-2024 09:29 Mona Keijzer wordt nieuwe minister van Wonen
- 12-06-2024 09:14 B&W keurt investeringsnota ontwikkeling Buikslotermeerplein Amsterdam Noord goed
- 12-06-2024 09:03 Van der Vorm Vastgoed tekent voor property management door C&W van retailportefeuille
- 12-06-2024 08:55 Door 7,45 miljoen euro rijksbijdrage worden 741 woningen in Rotterdam versneld gebouwd
- 11-06-2024 19:33 AT Capital en 3W real estate sluiten huurovereenkomst met Hema in voormalige V&D Haarlem
- 11-06-2024 15:21 Aarding Thermal Acoustics huurt ruim 1.500 m2 kantoorruimte in Nunspeet
- 11-06-2024 15:02 Geen enkel gebouw 100 procent compliant aan EU-Taxonomy
- 11-06-2024 15:00 Bouwinvest Residential Fund koopt 41 eengezinswoningen van Dura Vermeer
Reacties
Om te kunnen reageren moet u zijn ingelogd. Klik hier om in te loggen.