Een effectieve werkomgeving stimuleert samenwerking zonder dat het ten koste gaat van de productiviteit. 85% procent van de werknemers is ontevreden over hun werkomgeving, omdat ze zich niet kunnen concentreren (Steelcase, september 2014). Johnson Controls onderschrijft dat door het signaleren van de volgende trends: 51% van de tijd wordt gebruikt voor concentratie. 

Bijna de helft van deze tijd is niet productief. Focus en concentratiewerkzaamheden in kantoren worden steeds moeilijker om uit te voeren. Geluid en gebrek aan privacy zijn de grootste obstakels hiervoor. Volgens onderzoek van Johnson Controls is gemiddeld zelfs 14% van de tijd die een persoon op kantoor doorbrengt niet productief.

Met de komst van de Participatiewet, die naar verwachting ingaat op 1 januari 2015, komt er nog een dimensie bij. Met de Participatiewet wil de overheid namelijk meer mensen met een arbeidsbeperking aan het werk krijgen. Gemeenten worden verantwoordelijk voor de re-integratie van mensen die nog kunnen werken, maar daarbij wel ondersteuning nodig hebben.

Concentratie
Uit onderzoek blijkt dat andere medewerkers al moeite hebben met concentratie, maar hoe zit het met de groep die straks de arbeidsmarkt gaat betreden? Wat is de relatie tussen de (fysieke) werkomgeving en medewerkers die te maken hebben met factoren zoals autisme, hooggevoeligheid en/of hoogbegaafdheid en andere zintuiglijke beperkingen?

Hooggevoelige mensen
Na een training bij het Center for People and Buildings ben ik me hier verder in gaan verdiepen. Wat mij verbaasde was met name de hoeveelheid mensen die hooggevoelig zijn. Bijna alle hoogbegaafden zijn hooggevoelig, maar daarnaast is er nog een grote groep hooggevoeligen die niet hoogbegaafd is. Maar liefst 1 op de 5 mensen zou hooggevoelig zijn. Niet zo'n kleine groep dus.

Hooggevoeligheid is aangeboren en komt voor bij zowel mannen als vrouwen. Het uit zich onder andere in een grote mate van gevoeligheid voor geluid, licht, geuren en aanrakingen. Waarbij met name geluid een grote storingsfactor kan zijn. Hooggevoeligen zijn de 'sensorpalen' voor de rest van de mensen. Zij hebben eerder het besef dat er hinder is, de rest volgt.

Documentaire
Hoe en wanneer geluiden onze hersenen activeren is ook te zien in de documentaire 'The Secret life of Buildings'. Hier zie je aan de hand van onderstaand YouTube filmpje hoe met een neurocap wordt aangetoond hoe onze hersenen reageren op prikkels, zoals geluid: https://www.youtube.com/watch?v=jH_uKYBoi3E#t=2m01s 

Zoals uit onderzoek en deze documentaire blijkt is dat we moeten onderkennen dat we ons niet kunnen afsluiten voor geluiden. Naast dat hooggevoeligen dit bewuster ervaren, gaan de anderen medewerkers hier op korte of lange termijn ook hinder van ondervinden, in de vorm van prestatieverlies of ziekteverzuim. Goede architectuur en daarmee een goede werkomgeving is een van de beste beloningen die een organisatie aan zichzelf en aan zijn medewerkers kan geven. Een gebouwontwerp dat voldoet aan de veranderende werkpatronen en behoeftes van mensen leidt tot hoge motivatie, betrokkenheid en productiviteit.

Prikkels
Zorg daarom voor een goede basis van het binnenmilieu: licht, lucht en akoestiek. Ga daarnaast de werkomgeving verdelen in verschillende zones, zodat mensen kunnen kiezen waar op dat moment hun werkzaamheden het beste uitgevoerd kunnen worden, op een prikkelrijke of prikkelarme werkomgeving. En wees bewust dat hooggevoeligen in de werkomgeving, de kanaries in de kolenmijn zijn. Laten we hen als vroegtijdig waarschuwingssysteem gebruiken en hun klachten serieus nemen, zodat we zorgen dat anderen de hinder en gevolgen niet hoeven te ervaren. Met het uiteindelijke doel een effectieve werkomgeving te ontwerpen die samenwerking stimuleert, maar die niet ten koste gaat van productiviteit.

Yvette Tietema werkt als Concept Developer Office bij Ecophon en is verantwoordelijk voor kennisdeling op het gebied van akoestiek in kantoren. Zij heeft ervaring op het gebied van inrichtingsadvies en werknemersbeleving. Zij studeerde op dit onderwerp af, volgde cursussen organisatiepsychologie, deed en doet onderzoek naar diverse aspecten van beleving in de werkomgeving en publiceerde verschillende artikelen hierover.