De afgelopen weken zijn de eerste AIFMD vergunningen door de AFM uitgereikt. Dit heeft tot gevolg gehad dat beheerders die eerst de kat uit de boom wilden kijken nu langzaam in beweging komen. Met zo’n vier maanden te gaan tot 22 juli 2014, zal het voor sommigen nog hard werken worden om te bepalen wat de consequenties zijn van de AIFMD voor hun fondsen en vervolgens actie te ondernemen. Anderen weten inmiddels heel goed wat er de komende periode binnen hun beheersorganisatie en bij hun fondsen moet gebeuren en zullen hier prioriteit aan behoren te geven. 

De eisen worden steeds duidelijker ten aanzien van de taken en verantwoordelijkheden van de bewaarder en met name hoe deze ingevuld moeten worden. Beheerders zijn vooral over het laatste kritisch. Hierbij speelt mee dat velen hun zaken gewoon goed voor elkaar hebben en de aanstelling van weer een toezichthouder inmiddels accepteren. Hier liggen kansen voor bewaarders om zich te onderscheiden. 

Onze ervaring van de afgelopen maanden is dat beheerders geen bewaarder zoeken die vanuit een ivoren toren zijn werk doet en zich bij de rechtvaardiging van zijn kosten beroept op de complexe wet- en regelgeving. Er bestaat grote behoefte aan een bewaarder die pragmatisch en laagdrempelig is en uitlegt waarom hij de dingen doet zoals ze gebeuren en de branche begrijpt. Het is tenslotte mensenwerk. Verder moeten de werkzaamheden van de bewaarder niet verstorend werken richting de processen van de beheerder. Kortom, beide partijen werken vanuit hun eigen verantwoordelijkheid maar samenwerking en partnership vormen belangrijke ingrediënten voor een solide relatie.

Duidelijkheid over potentiële risico's

De uitdaging zit ‘m dus met name bij de bewaarder. Hoe kan hij een beheerder als potentiële cliënt overtuigen om een langdurige relatie aan te gaan? Dat begint allereerst bij de opzet en inrichting van de bewaarderprocessen. De bewaarder moet vanuit zijn kennis en ervaring snel duidelijkheid kunnen krijgen over de (potentiële) risico’s waar een beheerder en zijn fondsen mee te maken hebben en de wijze waarop deze risico’s beheerst worden. Deze risico-insteek bepaalt ook hoe de bewaarder zijn taken zal invullen en waar hij bij de inrichting van zijn processen de nadruk zal leggen. 

Cruciaal zijn natuurlijk de kosten die de bewaarder aan beheerder of fondsen in rekening zal brengen. Voor beiden hebben ze helaas een verlagend effect op het rendement. Dit betekent dat de bewaarder zijn werkzaamheden op zo’n efficiënt mogelijke manier moet uitvoeren. De sleutel hiervoor is automatisering.

Kijkend naar de verantwoordelijkheden lijkt de monitoring van kasstromen de meest arbeidsintensieve handeling te zijn. Geldmutaties handmatig beoordelen is geen optie, mede omdat het zo niet mogelijk is om trends ten opzichte van het verleden te onderscheiden en hiervan te leren. Een geautomatiseerde monitoring -op risicobasis ingestoken- is de enige aanpak die voor de laagst mogelijk kosten kan zorgen. Voor de andere bewaardertaken is een workflow systeem, waarbij de beheerder- en bewaarderprocessen zoveel mogelijk op elkaar aansluiten, een oplossing. Hiermee is ook een goede audit trail gewaarborgd.

Onzichtbaar

De bewaarder werkzaamheden moeten dus eigenlijk een onzichtbaar onderdeel worden van de reguliere processen bij de beheerder. Goed uitgevoerd, efficiënt en op de achtergrond. En als er reden is voor een bewaarder om over zaken met de beheerder in contact te treden dan moet dit op een pragmatische, snelle en vooral gelijkwaardige wijze geschieden. Want zoals al eerder opgemerkt, de menselijke maat is een belangrijke factor in het functioneren van de bewaarder.

Ook voor de bewaarders is er dus een hoop werk aan de winkel en worden het nog spannende en uitdagende maanden!

Peter van Schaik

Van Schaik is Director AIFMD voor NOVA, een onafhankelijk trustkantoor dat in het bezit is van een vergunning op grond van de Wet toezicht trustkantoren (Wtt). NOVA is gevestigd op de Zuidas in Amsterdam. Voor vastgoedfondsen treedt NOVA op als AIFMD bewaarder. Tel. +31(0)88 505 1050

www.aifmd.nu

www.novatrust.eu