Hoe voorkom je fouten in de afrekening van de servicekosten?
Het afrekenen van servicekosten kan administratief een behoorlijke klus zijn. Vooral wanneer je te maken hebt met een groot aantal verhuurbare units en huurders. Toch ontkom je er als vastgoedbeheerder in veel gevallen niet aan om voor 30 juni een afrekening van het voorgaande jaar aan de huurders te overleggen. Een bijdrage van Brixxonline.
De te veel betaalde voorschotten dienen aan de huurders te worden teruggestort en te weinig betaalde servicekosten kunnen alsnog bij de huurder in rekening worden gebracht. Waar moet je allemaal op letten?
Welke kosten mogen wel en niet met de huurder worden afgerekend?
In het overzicht van de servicekostenafrekening moet duidelijk worden gespecificeerd hoe je als verhuurder de maandelijkse voorschotten met de werkelijk gemaakte kosten verrekent. Belangrijk is dan natuurlijk om te weten welke kosten wel, en welke kosten niet met de huurder mogen worden afgerekend en wat het verloop in de bezetting is geweest binnen de afrekenperiode.
Verschillende verdeelsleutels
Er kunnen verschillende verdeelsleutels worden toegepast om de werkelijke kosten af te rekenen met de betaalde voorschotten. Kosten kunnen evenredig verdeeld worden door het aantal verhuurbare units of verdeeld worden op basis van de gehuurde vierkante meters ten opzichte van het totaal aantal vierkante meters van het object. Over de totale som van de af te rekenen werkelijke kosten mag je als beheerder over het algemeen een opslag van 5% rekenen als administratiekosten.
Een fout is snel gemaakt
Al met al ontzettend veel factoren om rekening mee te houden, wat er voor zorgt dat het maken van een servicekostenafrekening in bijvoorbeeld MS Excel een flinke klus kan zijn. Een rekenfout is hierbij snel gemaakt en het opmaken van een goede specificatie van de afgerekende kosten is een uitdaging.
Dé oplossing voor het afrekenen van de servicekosten
Vastgoedbeheersysteem BRIXXonline biedt voor dit probleem een oplossing. In BRIXXonline kunnen verrekenbare nota’s eenvoudig worden ingevoerd en kan per nota ingesteld worden hoe de kosten verdeeld moeten worden. Ook kan worden ingesteld welk opslagpercentage voor administratiekosten moet worden toegepast. Vierkante meters, betaalde voorschotten en het verloop in bezetting worden voor het maken van de afrekening automatisch opgehaald uit het verhuurregister van BRIXXonline.
De module voor het maken van servicekosten is zo ontworpen dan je als vastgoedbeheerder eenvoudig ‘aan de knoppen kan draaien’ voordat een afrekening definitief wordt gemaakt. Zo kan de verdeelsleutel of het percentage administratiekosten eenvoudig en snel worden gewijzigd om te komen tot een goede afrekening. Het resultaat van een afrekening is een debetnota wanneer de huurder te weinig voorschotten heeft betaald en moet bijbetalen of een creditnota wanneer de huurder te veel voorschotten heeft betaald en dus een restitutie ontvangt. De nota is een duidelijke specificatie van de werkelijke kosten die verrekend worden met de voorschotten en kan vanuit BRIXXonline per e-mail aan de huurders worden toegestuurd.
Heeft dit artikel uw interesse gewekt, vraag dan gratis en geheel vrijblijvend een demo aan. Ga naar de website van BRIXXonline of bel T: 0320-286334
Laatste nieuws
- 10-05-2024 14:39 Saar Veneman nieuwe directeur-bestuurder bij Sité Woondiensten
- 10-05-2024 13:49 Modemerken huren 1.000 m2 in Gouden Bocht in Amsterdam
- 10-05-2024 10:51 Ontwikkelaars en grondeigenaren willen niet verder met gemeente De Bilt voor bouw 850 woningen
- 10-05-2024 09:38 Zonder het juiste personeel bij gemeenten gaan de doelstellingen van Hugo de Jonge niet gehaald worden
- 10-05-2024 09:11 Marie-Stella-Maris huurt winkelruimte aan de Meent in Rotterdam
- 10-05-2024 08:49 Hans Touw interim-ceo Springco
- 10-05-2024 08:41 Noord-Holland trekt meer geld uit voor extra personeel voor woningbouwprojecten
- 10-05-2024 08:00 Ondanks lagere inflatie toch huurgroei voor Eurocommercial
- 10-05-2024 07:39 IVBN: Overwaarde van senioren mag meetellen als inkomen voor huurwoning
- 10-05-2024 07:30 Huuropbrengsten CTP in eerste kwartaal met 17,5 procent gestegen
- 08-05-2024 20:29 Maersk huurt ruim 5.000 m2 op Segro Park Amsterdam Airport in Hoofddorp
- 08-05-2024 20:09 Heijmans koopt terrein Roba Metals IJsselstein voor bouw van 550 woningen
- 08-05-2024 16:20 Raad van State fluit Amsterdam in zes zaken rond Huisvestingswet terug
- 08-05-2024 15:44 Raad van State geeft groen licht voor realisatie 77 woningen in Koog aan de Zaan
- 08-05-2024 14:55 Van Wijnen, Van Agtmaal en Bergen op Zoom tekenen voor 94 woningen
- 08-05-2024 14:43 Zweden verlaagt rente naar 3,75 procent
- 08-05-2024 14:13 Noord-Holland wil kleinschalige woningbouw in MRA weer toestaan
- 08-05-2024 13:33 Inflatie daalt naar 2,7 procent in april
- 08-05-2024 13:26 Kwartaalcijfers JLL: Investeringsvolume op jaarbasis met 22 procent gestegen
- 08-05-2024 12:37 Rotterdam koopt winkels in strijd tegen leegstand
- 08-05-2024 12:08 Overzicht Amerikaanse kantorenmarkt: prijsdalingen van 70 procent inmiddels heel normaal
- 08-05-2024 10:30 Bax Music huurt 2.400 m2 winkelruimte in Woonmall Villa Arena Amsterdam
- 08-05-2024 09:10 1,5 miljard euro nodig om kantorensector aan klimaatdoel 2030 te laten voldoen
- 08-05-2024 08:51 Montea Nederland ziet logistieke beleggingsmarkt weer aantrekken
- 08-05-2024 08:39 Coolblue opent flagshipstore in Rotterdam
- 08-05-2024 08:36 Nieuwe bestuursleden voor DWIRE
Reacties
Om te kunnen reageren moet u zijn ingelogd. Klik hier om in te loggen.