Verbouwing hoofdkantoor Vitens katalysator voor organisatieverandering
De medewerkers van Vitens bleven tijdens de verbouwing van het hoofdkantoor in Zwolle, gewoon in het gebouw werken. Wat bij aanvang een risico leek, bleek in de praktijk een positief effect te hebben. Een vraag- en antwoordinterview door Studio Groen+Schild met Suzette van der Zanden, facilitair manager bij Vitens, Henrique te Kiefte, senior adviseur communicatie Vitens en Stefan Hemmer, human resources, eveneens bij Vitens.
Wat is de reden geweest om dit kantoor te gaan verbouwen?
Hemmer: Vitens is een fusiebedrijf. Door de fusies is dit kantoor in Zwolle het hoofdkantoor geworden. In 2010 startte het project Flex@Vitens: mensen voorbereiden en enthousiast maken voor Het Nieuwe Werken. Na de fusie heeft Vitens metingen gedaan, waarbij bleek dat op piekmomenten de bezetting van het kantoor maximaal 60% was. Tijd voor Vitens om na te denken over optimalisering van huisvesting en verlagen van huisvestingskosten. De kosten waren volgens van der Zanden niet de hoofdreden. Door op een andere manier te werken ontstaat er een meerwaarde in het samenwerken en elkaar ontmoeten. ‘Als je open communicatie wilt bereiken moet huisvesting daarvoor geschikt gemaakt worden’.
Doen jullie ook onderzoek naar tevredenheid van werknemers?
Het facilitair bedrijf meet één keer per jaar de (klant)tevredenheid. Na de verbouwing is dat nog niet gedaan. Wél merken we dat er steeds meer medewerkers in Zwolle willen werken. Te Kiefte: ”In tijden van voorbereiding hadden we een ‘viermansbob’ FM, HR, ICT en Communicatie. We zijn langs alle MT’s gegaan om wensen te horen en om te vernemen wat goed is en wat kan blijven. Deze ‘viermansbob’ zal de komende tijd ook nog inventariseren hoe het gaat. De doelstelling om meer werkplekken te delen is in ieder geval gehaald, daar zijn we blij mee!
Doordat jullie heel veel informatie hebben gegeven en mensen mee hebben genomen, hebben jullie heel weinig regels hoeven maken. Of is dat een iets te simpele weergave?
Natuurlijk hadden we wel dingen met elkaar afgesproken; waar kom je te zitten en hoe ga je om met drukte, als mensen bijvoorbeeld geen plek hebben. Wat als we last hebben van elkaar? Clean desk is een randvoorwaarde. Als je je plek niet opruimt is het geen flexplek meer.
Van der Zanden: “Wat ons heeft geholpen is de verbouwing zelf. We hebben verbouwd toen de winkel open was. Dat is aan de ene kant een enorm risico, want mensen hebben last van wat je aan het doen bent. Van de andere kant heeft dat ook een enorme samenhang en betrokkenheid gecreëerd. De medewerkers bouwden met ons mee. Ze waren enthousiast. Een collega van ICT maakte elke week foto’s, dit is een hele reportage geworden.
Te Kiefte: Ik zou iedere organisatie aanraden dit te doen. Dit proces had zo’n meerwaarde doordat je mensen betrekt en nieuwsgierig maakt. Onze medewerkers werden tijdens de bouw ambassadeur van ons nieuwe kantoor.
Zijn er ook dingen die tegen zijn gevallen?
Van der Zanden: We hadden ons als opdrachtgever van tevoren beter moeten realiseren ‘wat het betekent om opdrachtgever te zijn’. Zo’n ingrijpende verbouwing is natuurlijk niet iets wat we jaarlijks doen waardoor we geen ervaren opdrachtgevers zijn. We zijn met de adviseurs en de architect in een bouwteam vrij snel van start gegaan, met elkaar al doende ontwikkelen en al doende vormgeven. Dat had voor ons toch wel nadelen: we wilden graag van te voren precies weten wat we zouden krijgen tegen welke kosten. Het werken in een bouwteam was niet de juiste vorm voor Vitens. Dus hebben we gekozen om het ontwerp uit te laten werken tot een bestek met ramingen, zodat we precies zouden weten wat we kregen en tegen welke kosten. De kanteling in het proces heeft wel wat spanningen veroorzaakt. Zo waren er al beslissingen genomen door de Raad van Bestuur die we niet meer konden terugdraaien. Hierdoor is een klein deel van het gebouw minder flexibel en dat vind ik persoonlijk jammer.
Welk advies zou je andere organisaties willen geven, die hun kantoor gaan verbouwen?
Van der Zanden: Neem als opdrachtgever tijd om je een goed beeld te vormen wat het betekent om opdrachtgever te zijn voor zo’n bouw; welke vragen komen op je af, welke keuzes moet je maken. Ga als opdrachtgever, voor de start van het ontwerp met de architect en de adviseurs om de tafel zitten om het te hebben over de komende tijd. ‘Wat verwacht ik van jullie, en wat mogen jullie van ons verwachten’. Stel als adviseur vragen aan je opdrachtgever: hebben jullie een goed beeld bij wat jullie te wachten staat? Wat wordt er van de opdrachtgever verwacht: wie heeft welke rol? Als dat spel intern niet goed gespeeld wordt, dan, ook al heb je een sterrenteam extern, gaat het hem gewoon niet worden. Goed opdrachtgeverschap is essentieel om een project te laten slagen.
Alle betrokken partijen hoofdkantoor Vitens Zwolle op een rij:
Opdrachtgever: Vitens, Zwolle
Architect, adviseur Het Nieuwe Werken: Studio Groen+Schild, Deventer
Directievoering: SOM=, Oldenzaal
Adviseur installaties: W4Y, Harderwijk
Constructeur: Grontmij, Zwolle
Adviseur akoestiek: Peutz, Zoetermeer
Aannemer: Salverda, Zwolle
Installateur: Strukton, Leeuwarden
Vaste inrichting: Julia, Eefde
Losse inrichting: KVS, Zwolle; Ahrend, Amsterdam
Aantal m2: 8.800 m2 BVO
Start bouw: februari 2014
Oplevering: 1e fase; hoogbouw; kantooromgeving: juli 2014, 2e fase; laagbouw; vergaderruimtes, restaurant, ontmoetingsplein: december 2014
Alle foto's zijn gemaakt door fotograaf Christiaan de Bruijne.
Laatste nieuws
- 08-05-2024 20:29 Maersk huurt ruim 5.000 m2 op Segro Park Amsterdam Airport in Hoofddorp
- 08-05-2024 20:09 Heijmans koopt terrein Roba Metals IJsselstein voor bouw van 550 woningen
- 08-05-2024 16:20 Raad van State fluit Amsterdam in zes zaken rond Huisvestingswet terug
- 08-05-2024 15:44 Raad van State geeft groen licht voor realisatie 77 woningen in Koog aan de Zaan
- 08-05-2024 14:55 Van Wijnen, Van Agtmaal en Bergen op Zoom tekenen voor 94 woningen
- 08-05-2024 14:43 Zweden verlaagt rente naar 3,75 procent
- 08-05-2024 14:13 Noord-Holland wil kleinschalige woningbouw in MRA weer toestaan
- 08-05-2024 13:33 Inflatie daalt naar 2,7 procent in april
- 08-05-2024 13:26 Kwartaalcijfers JLL: Investeringsvolume op jaarbasis met 22 procent gestegen
- 08-05-2024 12:37 Rotterdam koopt winkels in strijd tegen leegstand
- 08-05-2024 12:08 Overzicht Amerikaanse kantorenmarkt: prijsdalingen van 70 procent inmiddels heel normaal
- 08-05-2024 10:30 Bax Music huurt 2.400 m2 winkelruimte in Woonmall Villa Arena Amsterdam
- 08-05-2024 09:10 1,5 miljard euro nodig om kantorensector aan klimaatdoel 2030 te laten voldoen
- 08-05-2024 08:51 Montea Nederland ziet logistieke beleggingsmarkt weer aantrekken
- 08-05-2024 08:39 Coolblue opent flagshipstore in Rotterdam
- 08-05-2024 08:36 Nieuwe bestuursleden voor DWIRE
- 07-05-2024 16:24 Winkelplint aan de Grote Markt in Dordrecht verkocht
- 07-05-2024 16:24 ScheerSanders Advocaten huurt in kantoorvilla aan de Javastraat in Den Haag
- 07-05-2024 16:12 Arnhem zet in op 1.700 permanente opvangplekken voor asielzoekers
- 07-05-2024 15:20 'Overgangsrecht middenhuurwet hogere wiskunde, regel energielabel daarom nu'
- 07-05-2024 14:30 Meerdere huurders huren 6.000 m2 kantoorruimte in Tower Ten op de Zuidas
- 07-05-2024 14:20 Snel inzicht in uitpondscenario's met nieuwe tool van Stellax en DatHuis
- 07-05-2024 14:10 De Sleutels en Green Real Estate tekenen realisatieovereenkomst voor 275 woningen
- 07-05-2024 14:00 Michiel Meijer nieuwe commercieel directeur bij Ingage Franchise
- 07-05-2024 13:27 Stimuleringsfonds luidt alarm: Starters krijgen het steeds moeilijker op de woningmarkt
- 07-05-2024 12:00 Jan Joost Bloemendal ontwikkelingsmanager bij Blauwhoed
Reacties
Om te kunnen reageren moet u zijn ingelogd. Klik hier om in te loggen.