Column: Uitstel van onderhoud leidt uiteindelijk naar hogere kosten

Laat de rol van asset manager bij het vastgoedbeheer. Daar ligt de kennis om het vastgoed optimaal te laten renderen. De property manager en facilitair managers rol zijn al de natuurlijke bondgenoten van het gecontracteerde vastgoedbeheer. Hieronder belicht ik 7 verschillende aspecten als het gaat om vastgoedbeheer.

Commercieel
Een goed verhuurresultaat begint met het definiëren van een vastgoedconcept per gebouw. Welke invulling vraagt de markt en wat is haalbaar binnen redelijke kosten met het gebouw? Geen snelle keuze voor makelaar en zonder een omschreven vastgoedconcept.

Financieel
Bij een zorgvuldige analyse van de cijfers zijn er tal van mogelijkheden om dit mee te laten wegen in besluiten voor de toekomst. Historisch perspectief is belangrijk, doch een zorgvuldig opgesteld meerjaren budget met ambitie gestoeld op haalbare doelen geeft een prima handvat om opbrengsten, kosten en investering zorgvuldig te plannen.
Door de administratie bij de vastgoedbeheerder te laten is er een voortdurende controle van de gestelde financiële doelstellingen.

Technisch
Uitstel van onderhoud leidt uiteindelijk naar hogere kosten. Zorgvuldig gepland onderhoud kan worden begroot en onderhandeld. Bij een storing worden alle kostenoverwegingen overboord gegooid, maar is alles gericht op het repareren van het mankement.

Facilitair
Het gesprek begint meestal met de begrote bedragen in plaats van een zorgvuldige inventarisatie van de faciliteiten die vereist zijn voor een gebouw, dan wel concept. Een service niveau agreement (sla) voorkomt de altijd aanwezige discussie over opleverniveau. Pas daarna kan een passende begroting komen.

Juridisch
Controle op alle correspondentie kan grote kosten vermijden. Een onzorgvuldige niet juridische afgestemde opzegging of een verkeerde brief kan leiden tot procedures. Een scan door een jurist levert al snel resultaten op.

Personele invulling
Vastgoedbeheer is lange termijn zorg voor het project. Het wisselen van de bezetting leidt tot verlies van kennis en zorg. Een vastgoedconcept kan een directe personele invulling betekenen. Deze invulling floreert indien aangestuurd door een vastgoedbeheerder die het concept bewaakt.

Taxatie
Het vastgoed moet regelmatig getaxeerd worden. Eigenaren zien dat als een activiteit buiten de vastgoedbeheerder om, terwijl de vastgoedbeheerder kan meewerken om de waarde op basis van een voorgesprek met de taxateur te verbeteren. De taxateur kan ruimschoots voorafgaand aangeven aan de taxatie welke elementen belangrijk zijn of verbeterd kunnen worden. De vastgoedbeheerder kan dan vooraf aan de taxatie zorgdragen voor opvolging van deze punten.

Indien de vastgoedeigenaar kiest voor een complete oplossing zal dat uiteindelijke een beter keuze zijn dan een korte termijn kostenoplossing. Goed vastgoedbeheer voor bijvoorbeeld 3% van de opbrengsten is onvoldoende om bovenstaande taken goed in te vullen. Een constructieve aanpak van het vastgoedbeheer leidt zeker tot resultaten in waarde en kosten en is dus uiteindelijke een betere oplossing.

ARRA zal in de komende maanden verder ingaan op bovenstaande zaken met columns en informatie. In september 2015 zullen we een bijeenkomst hierover organiseren. "Door een geïntegreerde aanpak van commercieel beheer, technisch beheer en volledige administratieve ondersteuning realiseren we waardevermeerdering en verkooppotentie."

Een column van Arnoud van Raak, algemeen directeur ARRA management (property en interim management).